Muitos gestores enfrentam dificuldades na hora de implementar mudanças em suas organizações. É importante lembrar que elas envolvem tanto um lado técnico (hard) quanto um lado humano (soft). Na maioria das vezes os erros cometidos estão relacionados a este último aspecto.
Um estudo conduzido pela consultoria McKinsey & Company mostrou que apenas um terço das iniciativas de mudança organizacional são bem-sucedidas. A pesquisa envolveu 3.199 executivos de todo o mundo e indicou que muitos líderes empresariais enfrentam dificuldades na hora de implementar mudanças em suas organizações, principalmente quando se trata do lado humano.
A falta de comunicação efetiva, resistência dos funcionários e falta de liderança foram citados como os principais obstáculos para o sucesso desses projetos.
De acordo com Kathryn Zukof em seu livro sem edição no Brasil, mas cujo nome em tradução livre é “Os Lados Hard e Soft da Gestão de Mudanças”, existem cinco erros comuns que os gestores devem evitar ao implementar mudanças em suas empresas:
Não comunicar a motivação por trás da mudança
A comunicação clara e objetiva da motivação por trás de uma mudança é crucial para o sucesso da iniciativa.
Uma pesquisa realizada pela Prosci, empresa especializada em gerenciamento de mudanças, revelou que a comunicação clara e consistente é um dos fatores mais importantes para o sucesso nessas ações. De acordo com o estudo, as empresas que fornecem informações claras sobre o motivo e o impacto da mudança têm quase seis vezes mais chances de alcançar sucesso em suas iniciativas do que as empresas que não o fazem.
É responsabilidade dos gestores informar os funcionários sobre o objetivo do projeto de mudança desde o início, para que todos possam entender a razão por trás da iniciativa e se envolverem com o processo.
Isso pode incluir a identificação dos problemas ou oportunidades que levaram à necessidade de mudar e a explicação dos benefícios esperados para a organização e seus funcionários. A falta de comunicação pode levar a confusão, resistência e desconfiança dos funcionários, dificultando a implementação.
Portanto, é importante que os gestores desenvolvam estratégias eficazes de comunicação para garantir que as informações sejam transmitidas de forma transparente.
Por exemplo, se uma empresa está planejando implementar uma nova tecnologia para melhorar a eficiência do processo de produção, é importante que os gestores comuniquem claramente o motivo por trás dessa mudança, como a necessidade de reduzir custos e melhorar a qualidade do produto. Os funcionários precisam entender como tudo isso irá impactar seu trabalho e como eles serão beneficiados a longo prazo.
Não compreender a complexidade da mudança
Muitas vezes, as mudanças organizacionais parecem simples na superfície, mas podem revelar problemas mais profundos.
É importante avaliar cuidadosamente como uma mudança específica vai repercutir por toda a organização e revisar os processos de negócios que serão afetados por ela. Isso é especialmente importante quando serão eliminados alguns cargos e adicionados outros.
Os gestores devem considerar cuidadosamente as possíveis consequências antes de implementá-las.
Por exemplo, se uma empresa está planejando reduzir sua equipe de vendas em resposta à queda nas vendas, os gestores devem considerar cuidadosamente como isso afetará a capacidade da empresa de atender às demandas dos clientes e manter sua base de clientes existente. Eles também devem avaliar a capacidade da equipe restante de lidar com as novas responsabilidades e se há necessidade de contratar novos funcionários para preencher a lacuna.
Não pedir feedback e apoio das pessoas certas
Os gestores devem consultar as pessoas que têm o conhecimento necessário para implementar a iniciativa. Isso inclui garantir que as pessoas com as habilidades certas estejam na equipe do projeto e coletar feedbacks constantes. A falta de envolvimento dos funcionários pode levar a resistência e dificultar a implementação.
Por exemplo, se uma empresa está planejando implementar um novo sistema online de gerenciamento de projetos, os gestores devem consultar a equipe de TI para garantir que a nova tecnologia seja compatível com a infraestrutura existente da empresa. Eles também devem consultar os gerentes de projeto e as equipes para obter feedback sobre a funcionalidade do sistema.
Não considerar o tempo e esforço extra exigidos pela mudança
Quando uma organização decide implementar algumas transformações, é importante que os gestores reconheçam que ela pode impor novas demandas aos funcionários, afetando a sua rotina de trabalho e gerando uma possível “fadiga da mudança”.
Essa fadiga é um fenômeno que ocorre quando os funcionários se sentem sobrecarregados devido às mudanças constantes na organização. É essencial que os gestores levem em consideração o tempo e o esforço adicional necessários para a implementação do projeto.
Além disso, é importante que os gestores forneçam suporte e recursos adequados para que os funcionários possam se adaptar de maneira eficaz.
Um exemplo de como não considerar o tempo e o esforço extra exigidos pela mudança pode afetar uma organização é a implantação de um novo software em uma empresa. O novo software foi implementado sem levar em consideração o treinamento adequado para os funcionários, gerando confusão e atrasos nas operações. Como resultado, os funcionários tiveram que trabalhar horas extras para compensar o tempo perdido, gerando uma sobrecarga de trabalho e insatisfação.
Não ajustar em tempo real
Nem sempre o plano de mudança funciona como planejado, e é por isso que é importante que os gestores fiquem de olho nos resultados da organização e façam ajustes, se necessário. É fundamental que os gestores programem um tempo de pausa durante os projetos transformacionais para examinar o processo e alterar o que for preciso.
Os ajustes podem incluir adaptações na estratégia de implementação, na equipe do projeto ou na comunicação com os funcionários.
Um exemplo de como não ajustar em tempo real pode afetar negativamente uma organização é a implementação de uma nova política de trabalho em uma empresa conhecida. A nova política foi mal-recebida pelos funcionários, que começaram a reclamar e a resistir à mudança. No entanto, a gerência não ajustou a política a tempo e, como resultado, houve um aumento do absenteísmo e da insatisfação dos funcionários.
Se a gerência tivesse feito ajustes na política desde o início, os resultados poderiam ter sido diferentes e a política poderia ter sido implementada de maneira mais eficaz.
Além dos cinco erros mencionados por Kathryn Zukof, há outros fatores importantes a serem considerados durante o processo de mudança.
Um desses fatores é a cultura organizacional. Cada empresa tem sua própria cultura, que pode ser definida como um conjunto de valores, crenças e comportamentos compartilhados pelos membros da organização.
É importante considerar a cultura organizacional ao implementar mudanças, pois ela pode afetar a forma como os funcionários recebem e se adaptam.
Isso aconteceu com a Nokia. Em 2010, a empresa estava perdendo participação de mercado para seus concorrentes, e decidiu mudar sua estratégia para se concentrar em smartphones. No entanto, a empresa enfrentou dificuldades na implementação dessa mudança, devido a problemas como a falta de uma cultura de inovação e a resistência dos funcionários.
Por outro lado, temos a Netflix, que mudou sua estratégia de aluguel de DVDs pelo correio para streaming de vídeo online. A empresa conseguiu implementar essa mudança com sucesso, devido a uma liderança forte e uma cultura de inovação que incentivava a experimentação e o aprendizado constante.
Além disso, é fundamental que os gestores tenham habilidades de liderança e comunicação para liderar a mudança de forma eficaz. A liderança é importante para inspirar os funcionários, enquanto a comunicação clara e constante é essencial para mantê-los informados e engajados durante o processo.
MARCELO DE ELIAS é mestre em inovação e design com MBAs em Estratégia, Gestão de Pessoas, formação internacional em gestão da mudança em tempos desafiadores e pós-graduado em neurociências. Conteudista especialista em protagonismo e gestão de mudanças, é professor da FGV, FDC e outras escolas de negócios. Escritor e fundador da Universidade da Mudança. Pioneiro no assunto “Inner Skills” no Brasil.
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