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Como Planejar e Organizar Eventos ou Reuniões Estratégicas para o Final de 2023 ou Início de 2024

Planejar e organizar eventos ou reuniões estratégicas no final do ano ou início do próximo é uma iniciativa bastante interessante e importante.

Este processo demanda uma abordagem meticulosa, alinhada com os objetivos estratégicos e as necessidades específicas das lideranças, dos profissionais de Recursos Humanos (RH) e, eventualmente, das agências de eventos.

Quando eu atuava como executivo de RH, tive a oportunidade de organizar vários eventos na empresa e, agora, como palestrante, participo de vários congressos, encontros, conferências e demais reuniões de organizações dos mais diversos seguimentos.

Por ter a oportunidade de conhecer “os dois lados da mesa”, quero compartilhar alguns aprendizados e dicas que podem contribuir com você que tem o objetivo de fazer acontecer um evento estratégico para encerrar o ano de 2023 ou iniciar com pé direito o ano de 2024.

Vale ressaltar que aqui não vamos abordar os eventos que são exclusivamente sociais ou de confraternização. É possível que algumas dicas que apresentaremos também sirva para essa realidade, mas, o objetivo maior é apresentar ideias para eventos mais estratégicos, seja apenas com líderes ou com toda equipe.

São eventos que geralmente são organizados para abordar assuntos que fecham o ano anterior e prepararam as pessoas para o ano seguinte, apresentando o plano estratégico para o próximo ciclo. Nada impede que esses mesmos encontros também sejam realizados a fim de celebrar, agradecer, reconhecer e integrar as pessoas. Isso é muito bem-vindo e, em algumas situações, bastante necessário.

Eventos corporativos: “oba-oba do RH” ou uma ação de impacto estratégico?

Ao encarar eventos corporativos como rituais estratégicos de cultura organizacional, as empresas abrem portas para o fortalecimento de sua identidade, engajamento dos colaboradores e alcance de metas.

Para CEO ou CFOs focados exclusivamente em resultados financeiros, eventos podem parecer despesas sem retorno. Contudo, uma abordagem estratégica pode mostrar como esses eventos contribuem para o engajamento e a produtividade.

Os eventos vão além do “oba-oba”. Eles são oportunidades de aprendizado, alinhamento, comunicação eficaz, celebração, reflexão e integração, que são elementos fundamentais para construir uma cultura sólida.

Com uma abordagem personalizada, acessível financeiramente e alinhada aos valores, os eventos se tornam não apenas celebrações, mas investimentos eficientes na construção de equipes e na promoção de uma cultura vibrante e produtiva.

Alguns pontos essenciais que precisam ser considerados

1. Definindo Objetivos e Temas

Antes de qualquer iniciativa, é fundamental estabelecer claramente os objetivos do evento. Os profissionais de RH e as agências de eventos devem colaborar para identificar metas específicas, como o fortalecimento da cultura organizacional, o desenvolvimento de lideranças ou a implementação de novas estratégias de gestão. A escolha do tema deve refletir os desafios e aspirações da organização, proporcionando uma experiência enriquecedora para os participantes.

2. Planejamento Antecipado

O sucesso dos eventos está intrinsicamente ligado ao planejamento antecipado. O estabelecimento de um cronograma detalhado, a definição de orçamento e a reserva de locais apropriados são passos iniciais cruciais. Antecipar possíveis obstáculos e desenvolver planos de contingência é essencial para garantir a eficácia do evento. Além disso, a seleção criteriosa de palestrantes e facilitadores, quando houver, deve ser feita com antecedência para assegurar a qualidade das apresentações.

Seguem alguns elementos essenciais para um bom planejamento:

a) Conhecendo a Audiência: Compreender a audiência-alvo é essencial para personalizar o evento e garantir que as mensagens transmitidas sejam relevantes e impactantes. Realize pesquisas prévias, colete feedbacks e adapte o conteúdo de acordo com as necessidades e expectativas dos participantes.

b) Selecionando o Local Adequado: A escolha do local é um dos fatores mais importantes para o sucesso do evento. Considere a logística, a capacidade, a localização e as facilidades oferecidas pelo local. Um espaço adequado não só proporcionará conforto aos participantes, mas também criará um ambiente propício para o alcance dos objetivos.

c) Escolha de parceiros, palestrantes e facilitadores eficazes:

Parceiros alinhados com a visão e valores da empresa contribuem para uma execução eficiente, enquanto palestrantes e facilitadores com expertise relevante e capacidade de envolvimento garantem a entrega de conteúdo impactante. A escolha de profissionais eficazes não apenas eleva a qualidade das apresentações, mas também fortalece a mensagem estratégica do evento, proporcionando aos participantes uma experiência enriquecedora e alinhada aos objetivos organizacionais.

d) Cronograma Detalhado: Elabore um cronograma detalhado que abranja todas as atividades do evento. Inclua tempo para registro, intervalos, palestras, atividades interativas e, é claro, a conclusão do evento. Um cronograma bem estruturado mantém o evento fluindo suavemente e ajuda a manter os participantes envolvidos.

3. Envolvimento dos Colaboradores

A participação ativa dos colaboradores é vital para o sucesso de palestras e eventos. Estratégias como a criação de comitês internos de organização, a promoção de workshops participativos e a coleta de feedback prévio podem engajar os participantes desde o início. O envolvimento dos colaboradores não apenas melhora a qualidade das discussões, mas também fortalece o senso de pertencimento e colaboração.

4. Logística Eficiente

Uma logística bem planejada é a espinha dorsal de qualquer evento. Os organizadores devem garantir que aspectos como transporte, hospedagem, alimentação e suporte tecnológico estejam alinhados. A utilização de tecnologias inovadoras, como aplicativos de eventos, pode simplificar o processo de registro e comunicação durante o evento, proporcionando uma experiência mais fluida para os participantes.

5. Comunicação Estratégica:

A comunicação é um componente crítico para o sucesso do evento. Desenvolver uma estratégia de comunicação clara e consistente, abrangendo convites, material promocional, e-mails informativos e uso eficiente de redes sociais, é fundamental. A criação de uma narrativa envolvente e a divulgação de informações relevantes contribuem para despertar o interesse dos participantes e garantir uma participação expressiva.

6. Avaliação e Melhoria Contínua

Após a conclusão do evento, a fase de avaliação não pode ser negligenciada. A coleta de feedback dos participantes, a análise de métricas de desempenho e a revisão dos objetivos estabelecidos são passos cruciais. Essa avaliação detalhada permite identificar pontos fortes, áreas de melhoria e insights valiosos para eventos futuros. A cultura de melhoria contínua deve ser incorporada, visando a aprimorar constantemente a qualidade e relevância dos eventos organizados.

Outras ideias adicionais que podem ser consideradas:

  • Diversidade de Conteúdo: Varie os formatos de apresentação para manter o interesse dos participantes, incluindo palestras, painéis, workshops interativos e atividades práticas. Adapte o conteúdo para atender aos diferentes estilos de aprendizado e interesses da audiência.
  • Feedback Contínuo: Inclua momentos para coletar feedback durante o evento, seja por meio de enquetes, perguntas abertas ou interações presenciais. Demonstre que as opiniões dos participantes são valorizadas e consideradas para melhorias futuras.
  • Personalização da Experiência: Ofereça opções personalizadas, como trilhas específicas para diferentes áreas de interesse. Considere a diversidade da audiência ao planejar atividades que possam ser relevantes para todos.
  • Tecnologia a Favor do Evento: Aproveite as tecnologias disponíveis para facilitar o registro dos participantes, transmitir apresentações, criar enquetes interativas e fornecer materiais online. O uso eficiente da tecnologia não apenas simplifica processos, mas também moderniza a experiência do participante.
  • Registro de Momentos Especiais: Garanta a captura de momentos especiais do evento, seja por meio de fotografias, vídeos ou registros escritos. Compartilhe esses registros com os participantes após (ou mesmo durante) o evento para manter o engajamento e reforçar as experiências positivas. Estimule para que eles também compartilhem em suas redes sociais com hashtags e marcações específicas.

Sugestão de “Roteiro” para uma Reunião Estratégica de Resultados e Planejamento Anual

O roteiro a seguir proporciona uma estrutura sólida para uma reunião estratégica abrangente, cobrindo desde a revisão dos resultados até o planejamento para o próximo ano.

Adaptar o roteiro de acordo com a cultura e as necessidades específicas da organização garantirá uma experiência mais personalizada e impactante para os participantes.

1. Abertura:

a. Boas-vindas e agradecimentos pela presença.

b. Contextualização da importância da reunião para a organização.

c. Breve introdução aos principais tópicos a serem abordados.

2. Revisão dos Resultados do Ano Atual:

a. Apresentação dos principais indicadores de desempenho.

b. Destaque para conquistas e sucessos alcançados.

c. Discussão sobre desafios enfrentados.

3. Definição dos Objetivos Alcançados:

a. Apresentação dos objetivos estabelecidos no início do ano.

b. Análise do progresso em relação a cada objetivo.

c. Reconhecimento de equipes e colaboradores que contribuíram para o alcance dos objetivos.

4. Avaliação Crítica e Lições Aprendidas:

a. Momento para discussão aberta sobre o que funcionou bem e o que pode ser melhorado.

b. Coleta de feedback dos participantes sobre processos, estratégias e experiências.

c. Identificação de oportunidades de aprendizado para o próximo ano.

5. Apresentação dos Planos e Estratégias para o Próximo Ano:

a. Definição clara dos objetivos para o próximo ano.

b. Descrição das estratégias e iniciativas planejadas.

c. Explanação sobre como os planos se alinham à visão e missão da organização.

6. Comunicação de Mudanças Organizacionais:

a. Se houver mudanças significativas na estrutura ou nas políticas da organização, essas devem ser comunicadas.

b. Explicação sobre os motivos por trás das mudanças e os benefícios esperados.

c. Abertura para perguntas e esclarecimentos.

7. Engajamento dos Colaboradores:

a. Discussão sobre iniciativas para fortalecer o engajamento dos colaboradores.

b. Apresentação de programas de desenvolvimento e capacitação.

c. Estímulo à participação ativa dos colaboradores na construção de um ambiente positivo.

8. Momento de Reconhecimento:

a. Reconhecimento formal de equipes e indivíduos destacados ao longo do ano.

b. Destaque para iniciativas exemplares e contribuições significativas.

c. Entrega de prêmios ou certificações, se aplicável.

9. Palestra de sensibilização e engajamento

a. Considerar a apresentação e uma palestra com base em algum tema relevante para o próximo ciclo da empresa.

b. Avaliar a possibilidade de utilizar palestrantes externos, pois esses costumam ser bastante ouvidos sem o viés de que “santo de casa não faz milagre”.

c. Alinhe com o palestrante os reais objetivos de sua participação. Frequentemente o papel dele não é de “ensinar” conteúdos, mas sim, sensibilizar, inspirar e gerar ideias nos colaboradores.

10. Encerramento e Compromissos:

a. Resumo dos principais pontos abordados durante a reunião.

b. Reforço dos objetivos e metas para o próximo ano.

c. Comprometimento dos participantes em relação às estratégias e planos apresentados.

11. Networking e Confraternização:

a. Espaço para networking e interação entre os participantes.

b. Eventual confraternização para fortalecer os laços entre os membros da equipe.

c. Encerramento do evento de forma leve e positiva.

Vai incluir palestras no evento? Quais temas estão em alta?

Abaixo está uma seleção cuidadosamente elaborada de tópicos que vão inspirar e envolver seu público em tempos de transformação.

Essas ideias podem servir, inclusive, como temas de eventos amplos, onde cada um dos tópicos pode ser trabalhado com um palestrante diferente.

É claro que essas ideias podem, e devem, ser adaptadas para realidade, considerando, principalmente, a cultura da empresa e as necessidades do momento. Elas podem ser utilizadas por palestrantes contratados para essa finalidade ou mesmo por facilitadores internos.

Motivação para desafios e mudanças – Estimular equipes a abraçar mudanças e desafios requer mais do que discursos inspiradores. É necessário apresentar ideias sobre como agir com determinação e adaptabilidade.

Liderança e Gestão de Mudanças- Um dos principais desafios enfrentados por empresas em períodos de mudanças é a necessidade de uma liderança forte e eficaz. Palestras sobre liderança e gestão de mudanças abordam como os líderes podem guiar suas equipes com sucesso durante transições, inspirando confiança, fornecendo direção e criando um ambiente propício para a adaptação.

Inovação e Criatividade – Mudanças frequentemente exigem que as empresas se adaptem, inovem e encontrem soluções criativas para os desafios. Palestras sobre inovação e criatividade ajudam as equipes a pensar de forma diferente e a encontrar oportunidades em meio à incerteza.

Resiliência e Adaptabilidade – Mudanças podem ser desafiadoras e estressantes, tanto para indivíduos quanto para equipes. Palestras sobre resiliência e adaptação estimulam comportamentos para lidar com a pressão, superar obstáculos e se recuperar rapidamente de contratempos.

Comunicação para a mudança – A comunicação é uma habilidade crítica durante períodos de mudança. Palestras sobre comunicação eficaz ajudam a melhorar a capacidade de transmitir informações com clareza, empatia e impacto, facilitando a aceitação e a colaboração da equipe.

Cultura Organizacional e Engajamento – Manter uma cultura organizacional sólida e o engajamento dos funcionários é fundamental durante mudanças, pois influencia diretamente a capacidade da empresa de se adaptar e progredir. Palestras sobre cultura e engajamento destacam como criar um ambiente de trabalho positivo e motivador.

Tecnologia e Transformação – À medida que a tecnologia continua a moldar o cenário empresarial, as empresas enfrentam a necessidade de se adaptar à transformação digital. Palestras sobre tecnologia e transformação abordam como abraçar a inovação tecnológica e tirar proveito das oportunidades que ela oferece.

Diversidade e Inclusão – A diversidade e a inclusão desempenham um papel crucial na construção de empresas fortes e inovadoras. Palestras sobre respeito à diversidade e inclusão destacam a importância de criar ambientes de trabalho que valorizam a diversidade de perspectivas e experiências – Colaboração e Trabalho em Equipe

Durante mudanças, é essencial que as equipes trabalhem de forma eficaz e colaborem para alcançar os objetivos da empresa. Palestras sobre colaboração e trabalho em equipe exploram como construir relacionamentos positivos e alcançar resultados em conjunto.

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Imagem de Marcelo de Elias em palestra no Centro de Convenções em um hotel no Pará

MARCELO DE ELIAS é mestre em inovação e design com MBAs em Estratégia, Gestão de Pessoas, formação internacional em gestão da mudança em tempos desafiadores e pós-graduado em neurociências. Conteudista especialista em liderança, protagonismo e gestão de mudanças, é professor da FGV, FDC e outras escolas de negócios. Escritor e fundador da Universidade da Mudança. Pioneiro no assunto “Inner Skills” no Brasil.

Atende grandes clientes como GPA/ Pão de Açúcar, Cobasi, Leroy Merlin, SBT, Marisa, Carrefour, MSD/Merck, Elanco, Kawasaki, GM, Fiat, Raízen/Shell, DHL, Caixa, Bradesco, Unilever, Bettanin/InBetta, Sebrae, SESC, Sabesp, Banco da Amazônia, Justiça Federal, Ministério Público, INPE, entre outros de diversos segmentos.

Suas palestras têm o diferencial do “conteúdo com leveza”, onde o professor apresenta conteúdos altamente atualizados e inovadores, mas sempre com uma linguagem acessível para todos os públicos, dosando informações, inspirações, ideias, bom humor e boas histórias. Através de mensurações na metodologia NPS junto aos contratantes, o índice de recomendação é de 100%.

As palestras não são “produtos de prateleira”, mas sim, projetos 100% personalizados e customizados para cada realidade, considerando as necessidades a serem atendidas, a cultura do cliente e o perfil do público.

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